Migration vers une plateforme LMS : guide de transition à l'intention des prestataires de formation

Qu'est-ce que la migration d'un LMS ?

La migration d’un LMS consiste à transférer l’ensemble de ce que vous avez mis en place dans un système de gestion de l’apprentissage vers un autre. Cela inclut vos formations et vos examens, vos participants, leurs historiques de progression et de certification, ainsi que toutes les intégrations dont vous dépendez. En résumé, il s’agit de transférer l’intégralité de votre activité de formation vers un environnement plus adapté.

Pour un prestataire de formation ou un cabinet de conseil, il existe une dimension supplémentaire que la plupart des guides omettent. Vous ne transférez pas la formation d'une seule entreprise, mais celle de plusieurs clients, et chacune doit rester clairement séparée une fois sur la nouvelle plateforme. Cela peut sembler représenter davantage de travail, mais il s’agit en réalité simplement de planifier où chaque élément doit être placé. Les éléments que vous transférez généralement sont les suivants :

• Les formations, les examens et tout contenu SCORM que vous avez déjà créé.

• Les participants et les groupes auxquels ils appartiennent.

• L'historique des formations suivies et les certificats.

• Les rapports et la manière dont les résultats sont partagés avec les clients.

• Les intégrations avec les autres outils que vous utilisez.

Voilà pour le « quoi ». Avant de planifier cette transition, il est utile d’être honnête quant au « pourquoi », car la raison pour laquelle vous changez de plateforme détermine tout ce qui va suivre.

Les signes indiquant qu’il est temps de passer à un nouveau LMS

La plupart des entreprises de formation ne se réveillent pas un beau matin en décidant de changer. Cela s’installe progressivement. Un renouvellement de contrat un peu plus coûteux que l’année dernière, un client qui vous demande un rapport que vous devez établir à la main, un nouveau client qui reste en attente d’accès car sa configuration est une véritable corvée. Pris isolément, chacun de ces éléments n’est qu’un désagrément mineur. Mais pris ensemble, ils indiquent que votre LMS n’est plus en mesure de suivre le rythme de votre croissance.

Voici les signes qui poussent généralement un prestataire de formation à adopter un nouveau LMS :

• Vos coûts augmentent chaque fois que vous ajoutez un client ou un participant, ce qui fait que votre croissance est pénalisée plutôt que récompensée.

• Vous ne parvenez pas à distinguer clairement les apprenants, les contenus et les résultats d’un client de ceux d’un autre.

• Les clients ne cessent de vous demander des rapports et des tableaux de bord que vous devez créer manuellement.

• L’intégration d’une nouvelle entreprise cliente est lente, ou pire encore, elle nécessite à chaque fois l’intervention du service informatique.

• Le système semble obsolète et peu pratique, et il freine le rythme de croissance que vous souhaitez atteindre.

Si plusieurs de ces points s’appliquent à votre situation, vous décrivez un LMS qui ne correspond plus à votre entreprise. La question suivante est d’ordre pratique : quand allez-vous effectuer le changement, et que pouvez-vous réellement conserver lors de cette migration vers un nouveau LMS ?

Ce qu’il faut transférer et ce qu’il faut laisser derrière soi lors d’une migration de LMS

La tentation est grande de tout transférer tel quel. Résistez-y. Une migration de LMS est l’un des rares moments où vous avez l’occasion de passer en revue l’ensemble de votre bibliothèque de formations d’un seul coup, et c’est le moment idéal pour faire le tri. Considérez cela moins comme une simple exportation que comme un audit, au cours duquel vous décidez ce qui mérite sa place dans le nouveau système, plutôt que de traîner avec vous des années de désordre.

Pour la plupart des prestataires de formation, cette décision se résume clairement à trois catégories :

1. À transférer. Les formations et examens actifs, les participants actuels, les certificats en cours de validité et les groupes de clients avec lesquels vous travaillez encore. Tout ce dont votre entreprise a besoin pour continuer à fonctionner et établir des rapports dès le premier jour.

2. Archivez-les. Les anciens relevés de formation que vous pourriez avoir besoin de conserver à des fins de conformité ou pour la piste d’audit d’un client, mais qui n’ont pas besoin d’être actifs dans le nouveau système. Sauvegardez-les dans un endroit sûr avant la migration.

3. Laissez-les de côté. Les formations en double, les contenus destinés à des clients avec lesquels vous ne travaillez plus et les supports testés il y a deux ans. Ce sont ces éléments qui donnent une impression de désordre à votre système actuel.

Faites-le correctement, et votre nouveau LMS démarrera sur de nouvelles bases, avec la formation de chaque client configurée telle que vous la concevriez aujourd’hui, plutôt que telle qu’elle s’est développée par hasard. Une fois que vous saurez ce que vous emportez avec vous, vous pourrez élaborer le plan de migration.

Votre plan de projet de migration du LMS, étape par étape

Un bon plan de projet de migration vers un LMS n’a pas besoin d’être compliqué, mais il est indispensable qu’il existe. Les organismes de formation qui réussissent leur transition en douceur sont rarement ceux qui disposent des ressources les plus importantes. Ce sont ceux qui ont décidé, avant même de commencer, ce qu’ils allaient transférer et dans quel ordre. Vous trouverez ci-dessous un plan adapté à un prestataire de formation.

Étape 1 : Définissez les raisons de votre changement et ce que vous considérez comme une réussite.
Commencez par identifier les difficultés rencontrées, et non par dresser une liste de fonctionnalités souhaitées. Effectuez-vous cette migration parce que la tarification n’est plus adaptée, parce que vous ne pouvez pas distinguer les clients les uns des autres, ou parce que la mise en route est trop lente ? Notez-le. Cette raison deviendra le critère de référence à l’aune duquel vous évaluerez le nouveau système une fois celui-ci opérationnel.

Étape 2 : Faites l’inventaire de votre configuration actuelle.
Faites un simple inventaire de ce dont vous disposez : clients et leurs groupes, formations et examens, dossiers des participants et certificats, ainsi que toutes les intégrations. Vous ne pouvez pas décider quoi transférer tant que vous n’avez pas une vue d’ensemble de tous ces éléments.

Étape 3 : Décidez ce qui doit être transféré, ce qui doit être archivé et ce que vous allez recréer à partir de zéro.
À partir de cet inventaire, triez votre contenu en fonction des trois catégories mentionnées dans la section ci-dessus. Certains éléments méritent d’être recréés de toutes pièces plutôt que d’être importés tels quels, en particulier tout ce qui posait problème dans l’ancien système.

Étape 4 : Mettez en place votre nouvelle structure.
C’est là qu’une plateforme conçue pour les prestataires de formation prend tout son sens. Attribuez à chaque client son propre espace personnalisé, avec une identité visuelle, une URL et un groupe de participants qui lui sont propres, afin que chaque client ne voie que ses propres formations et ses propres participants. Réutilisez ensuite vos cours et examens de base pour l’ensemble de ces espaces, plutôt que de tout recréer à partir de zéro à chaque fois. En mettant en place la bonne structure dès le départ, vous gagnerez un temps précieux par la suite.

Étape 5 : Migrez et reconstituez.
Transférez votre contenu et vos paquets SCORM, recréez vos groupes de clients et configurez vos rapports. Procédez client par client afin d’éviter toute confusion, et vérifiez les données au fur et à mesure plutôt qu’à la toute fin.

Étape 5 : Testez, communiquez et lancez la mise en service.
Avant de faire passer tout le monde à la nouvelle plateforme, menez un projet pilote avec un client ou un groupe et vérifiez que tout fonctionne comme prévu. Informez ensuite vos clients et leurs apprenants des changements à venir et de leur calendrier, en mettant l’accent sur les avantages qu’ils en retireront. Une fois le système mis en service, évaluez-le à l’aune de la raison que vous aviez notée à l’étape 1, et vérifiez qu’il a bien permis de résoudre le problème.

Notez que ce plan repose sur un principe fondamental tout au long du processus : la plateforme vers laquelle vous migrez doit être véritablement conçue pour s’adapter à votre façon de travailler. C’est l’élément qu’il convient de bien cerner avant toute autre chose.

Comment choisir le nouveau LMS vers lequel vous allez migrer

Le choix de votre prochain LMS est un sujet important en soi, que nous avons abordé plus en détail dans un autre article. Mais si vous formez d’autres organisations à titre professionnel, certains aspects revêtent davantage d’importance que pour une équipe interne, et il convient de les vérifier avant de vous engager :

• Une tarification qui ne pénalise pas la croissance. Un forfait est plus avantageux qu’une tarification par participant dès que vous commencez à vous développer ; examinez donc attentivement l’évolution des coûts à mesure que vous ajoutez des clients. Notre guide sur les modèles de tarification des LMS présente les différentes options.

• Un espace distinct et personnalisé pour chaque client. Vous devez pouvoir séparer clairement les formations, les apprenants et les résultats de chaque client, idéalement avec une identité visuelle et une URL qui leur sont propres.

• Des rapports auxquels vos clients peuvent accéder de manière autonome. Moins vous passez de temps à créer des rapports manuellement, mieux c’est.

• Une véritable assistance à la migration. Demandez à chaque prestataire de vous préciser exactement ce qu’il vous aide à transférer et si cela entraîne des frais supplémentaires.

• Facilité d’utilisation, pour vous et vos participants. Si vous quittez un système peu intuitif, ne vous précipitez pas vers un autre.

Pour avoir une vue d’ensemble, notre liste de critères pour les LMSest un bon moyen de mettre à l’épreuve votre sélection. Lorsque vous comparez ces critères à Easy LMS, voici comment les choses se présentent.

Passer à Easy LMS

Nous travaillons avec de nombreux cabinets de conseil et prestataires de formation, et la plupart d’entre eux nous ont rejoints après avoir utilisé un LMS qui leur compliquait la vie plus que nécessaire. Easy LMS est donc conçu pour s’adapter au fonctionnement des entreprises de formation.

Vous bénéficiez d’un forfait unique, quel que soit le nombre de participants que vous formez ; l’élargissement de votre clientèle n’entraîne donc jamais d’augmentation de votre facture. Chaque client peut disposer de sa propre académie à l’image de sa marque, entièrement en marque blanche avec sa propre URL, tandis que vous réutilisez vos cours et vos examens pour l’ensemble de ces clients.

Vos rapports sont mis à jour en temps réel, et les clients peuvent consulter leurs propres résultats quand ils le souhaitent, ce qui vous évite la corvée de la création manuelle de rapports. Vous pouvez importer les supports dont vous disposez déjà, y compris les paquets SCORM, et nous nous chargeons des tâches fastidieuses, telles que la notation des réponses aux examens et l’envoi des certificats. Et comme nous sommes conformes au RGPD et certifiés ISO 27001, les données de vos clients sont entre de bonnes mains.

Mieux encore, pour un prestataire de formation, cette transition est très simple. Il n’y a pas d’énorme ensemble de données à démêler ni de service informatique à solliciter. La majeure partie du travail consiste simplement à configurer les comptes de vos clients comme vous l’avez toujours souhaité. Vous pouvez commencer un essai gratuit sans carte bancaire ou réserver une démonstration de 30 minutes, et nous discuterons ensemble du déroulement précis de votre migration.