Quando falamos sobre o Kata de Melhoria, usamos termos como gargalo e fluxo de um único item, em seqüência, sob demanda. O meu exemplo de lavandaria vai iluminar esses conceitos para que sejam um pouco menos misteriosos.
Pode utilizar o Kata de Melhoria para melhorar continuamente qualquer processo. Para começar a aplicá-lo, pode efetuar os seguintes passos:
Definir o resultado do processo.
Definir o processo como um todo.
Definir o item único.
Tornar o trabalho visível.
Mover para o fluxo de item único, em sequência, sob demanda.
Aplique o Kata de Melhoria à sua rotina de lavandaria
Lavar a roupa é um processo contínuo e interminável. A menos que ganhe dinheiro suficiente para o subcontratar, todas as famílias têm de lavar a roupa e quase todas detestam. Vamos torná-lo melhor.
1. Definir o resultado do processo
Comece por definir o que o seu processo produz. No nosso exemplo, o processo produz roupa limpa, dobrada e guardada no local apropriado no seu armário.
2. Definir o processo como um todo
A lavagem da roupa é mais importante do que se pensa
Esta já é uma questão interessante. Onde começa o processo de lavagem da roupa? Quando se pega no cesto da roupa suja e se começa a separar a roupa? Ou começa quando se liga a máquina de lavar? Ou começa quando a roupa suja é colocada no cesto da roupa suja? Na nossa casa, começa quando a roupa é gerada, quando as pessoas tiram a roupa.
O processo poderia ser o seguinte:
Colocar a roupa suja no cesto da roupa suja.
Estabelecer as roupas que vão juntas.
Colocar a roupa suja na máquina de lavar.
Programar a máquina de lavar.
Deixar a máquina de lavar a funcionar.
Pendurar a roupa para secar.
Dobrar a roupa.
Levar a roupa para cima.
Pôr a roupa nos armários.
Há mais coisas para lavar a roupa do que se pensa
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3. Definir o item único
Para iniciar o seu processo de melhoria, tem de definir o item único que irá passar pelo seu processo. Um item único é definido como o item que pode passar pelo processo sem a necessidade de esperar por outro item, e o item único passa por cada etapa como um todo. Dentro de uma etapa, pode ser dividido em itens mais pequenos, mas para passar de uma etapa para a seguinte, deve mover-se como um só.
Quais são as suas opções para definir a sua peça única para o seu processo de lavandaria?
Uma peça de roupa.
As roupas que vestiu nesse dia e que precisam de ser lavadas.
O tamanho do seu cesto de roupa suja.
O tamanho de uma carga da sua máquina de lavar.
O espaço que tem para pendurar a roupa para secar.
O espaço do seu armário.
Depende da sua circunstância qual é o item único apropriado. Essa é a primeira coisa interessante sobre o Kata de Melhoria: não existe um processo único e verdadeiro. O processo depende da circunstância e mudará com o tempo porque as circunstâncias mudam. Esta é também uma das coisas mais poderosas: ao aplicar o Kata de Aperfeiçoamento, adaptar-se-á às mudanças no mundo.
Vamos analisar as opções e decidir qual é o item único com base nas suas circunstâncias:
As opções 1 e 2 seriam fantásticas: se pudesse lavar a roupa logo depois de a despir, pendurá-la para secar e dobrá-la imediatamente, isso seria fantástico. Mas talvez um pouco ambicioso. E é preciso lavar à mão ou inventar a pequena máquina de lavar. E para ser amigo do ambiente tem de se certificar que a quantidade de água e detergente está de acordo com a quantidade de roupa.
A opção 3 é uma opção válida, mas ajustar o tamanho do seu cesto de roupa suja a qualquer uma das outras opções é muito mais barato do que comprar uma nova máquina de lavar ou remodelar a sua casa para ter mais espaço para pendurar.
As opções 4 e 5 são as escolhas mais óbvias. Deve optar pela mais pequena.
A opção 6 seria outro exemplo de corujice, mas vou abordar esse assunto no final do artigo, ver Dar um passo em frente.
Na nossa casa, temos espaço suficiente para pendurar. A carga da máquina de lavar é o fator limitante do nosso rendimento. Optámos pelo tamanho de uma carga da nossa máquina de lavar como item único. Ainda não vos tinha dito, mas no âmbito do Kata de Melhoramento, o pequeno é bonito. Quanto mais pequeno for o item, melhor. É preciso melhorar o processo para lidar eficientemente com itens pequenos.
Ainda não vos tinha dito, mas no âmbito do Kata de Melhoramento, o pequeno é belo.
4. Tornar o trabalho visível
Para ver o que precisa de ser melhorado, tem de tornar o trabalho (o processo) visível. Isto significa que não se deve esconder os cestos da roupa suja nos armários, mas sim colocá-los num local onde possam ser vistos.
5. Passar para o fluxo de um único artigo, em sequência, a pedido
Agora podemos passar para o fluxo de um único item, em sequência, a pedido. Trata-se de três fases diferentes que explicarei separadamente.
Passar para o fluxo de item único
A dimensão do item individual é definida pela dimensão do fator limitante. Certifique-se de que todas as etapas anteriores ao fator limitante do seu rendimento têm a mesma dimensão que o item individual. As dimensões posteriores podem ser maiores.
Em nossa casa, reduzi os tamanhos dos cestos da roupa ao tamanho da carga da máquina de lavar. O conteúdo de um cesto de roupa suja deve poder ir diretamente para a máquina de lavar sem separar a roupa, depois passar pelo programa de lavagem, ser pendurado para secar, dobrado e imediatamente guardado.
Para isso, definimos os diferentes programas de lavagem e chegámos a 7 tipos de lavagem que fazemos:
Branco
Preto
Colorido
Roupa interior
Talhas
Linho de cama
Para tudo, exceto a roupa de cama, colocamos um cesto de roupa suja na casa de banho. A casa de banho é o local onde a procura é gerada (roupa suja) e, ao colocar diretamente no cesto certo, reduzimos o processo com a fase de triagem.
A roupa de cama vai diretamente da cama para a máquina de lavar, é seca e volta para a cama de uma só vez! Isto reduz ainda mais etapas: dobrar e guardar no armário. E poupa espaço no armário. A necessidade de vários conjuntos de roupa de cama desapareceu.
Poupe dinheiro, espaço e tempo. Lucro!
Trabalhar em sequência
Trabalhamos em sequência, um único artigo não pode ultrapassar outro artigo e não podemos ter dois artigos em produção. Por isso, é preciso acabar o último artigo antes de começar um novo. Um de cada vez! Assim, antes de começar outra ronda, tenho de terminar a última ronda de roupa suja. Dobrá-la e guardá-la no armário.
Trabalho a pedido
Gostamos de trabalhar a pedido. Neste caso, a procura é definida como um cesto de roupa suja cheio. Depois de tomar o meu duche matinal, verifico se o cesto de roupa está cheio. Em caso afirmativo, levo-o para baixo e coloco-o na máquina de lavar (sem separação!) e escolho um dos seis programas de lavagem pré-programados e certifico-me de que termina quando chego a casa.
O que aconteceu quando mudei para o fluxo de um único artigo, em sequência, a pedido, para a lavandaria
Aconteceram algumas coisas no nosso processo de lavandaria. Reduzimos uma etapa (deixámos de separar), o que facilita o início imediato do processo quando há procura. Assim, começará (e terminará o processo) mais regularmente. Reduzimos bastante o inventário de roupa suja, o que leva a armários mais cheios.
Fiz uma pequena sondagem entre familiares e amigos e concluí que dobrar a roupa é o principal problema. Duas coisas vão resolver este problema:
Ao seguir a regra da sequência, é necessário dobrar a roupa antes de a lavar.
Ao passar para um fluxo de um único artigo, acontece algo de estranho com as etapas de dobragem e arrumação do processo. Ao obrigar o item único a mover-se através do sistema, temos roupas mais coerentes num único item. Isto torna mais fácil pendurar os mesmos artigos juntos no seu estendal. Assim, será mais fácil dobrar primeiro todos os artigos do mesmo tipo numa pilha, que vai para o cesto da roupa suja antes de passar ao tipo de roupa seguinte. Isto reduzirá o número de pilhas e o tempo de manuseamento. E tornará mais fácil colocar uma pilha de roupas no armário de uma só vez.
Dar um passo em frente
Se tiver um processo de lavandaria estável e previsível, pode tornar o processo mais longo para ganhar mais eficiência e reduzir o desperdício. Vejamos alguns exemplos.
Tempo de ciclo reduzido
Ao passarmos para o fluxo de um único artigo, em sequência e a pedido, reduzimos consideravelmente o tempo de ciclo da nossa roupa suja. O tempo de ciclo é o tempo que uma peça de roupa suja está em processo, desde a espera no cesto da roupa suja até ser guardada no armário. Ao reduzir o tempo de ciclo, reduzimos o inventário de roupa no processo de lavandaria. Isto pode levar-nos a precisar de menos roupa em geral. O que libertará espaço no seu armário, ou pode reduzir o tamanho do seu armário.
Quantidade reduzida de inventário: roupa de cama
A forma como tratamos da roupa de cama é o Santo Graal de um processo eficaz. Sem tempos de espera, sem inventário, eliminando mais etapas do processo.
Quantidade reduzida de inventário: vestuário
Ou se reduzisse o seu guarda-roupa a um par de combinações de roupas que ficam bem juntas. Se as escolher de forma a que não precisem de ir para programas de lavagem diferentes, reduzirá o número de cestos de roupa, reduzindo ainda mais o inventário de roupas e melhorando o tempo de ciclo. Assim, pode fazer com apenas uma mão-cheia de roupa. Pode reduzir bastante o tamanho do seu armário e utilizar esse espaço para outra coisa. Ao reduzir o número de peças de roupa, pode poupar imenso dinheiro em roupa, e pode até gastar mais algum dinheiro na roupa que compra e optar por marcas mais duradouras para que durem mais tempo, poupando ainda mais dinheiro.
Considerações finais
Espero tê-lo convencido de que lavar a roupa pode ser um processo divertido e que compreenda como aplicar o Kata de Melhoria a qualquer processo recorrente. Eu diria mesmo que aplicar o Kata de Melhoria à lavagem da roupa é a melhor coisa que aconteceu à lavagem da roupa depois da invenção da máquina de lavar.
Não seria de esperar que houvesse muito mais para lavar roupa
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